Digteren Søren Kierkegaard har engang udtalt: ”Alle vil udvikling – ingen vil forandring”.

Sådan er det ikke i Bo Vest. Her handler det både om at udvikle og forandre. Processen er startet i foråret 2023, og fra 1. august er der indført rådighedsfridag hver anden fredag. På sigt er det tanken, at der skal være 4-dages uge. Vel at mærke sådan, at ingen skal løbe stærkere, og ingen skal gå ned i løn på grund af det. Ledelsen har samlet data og viden om 4-dages arbejdsuge, inden projektet blev lanceret.

”Det er ikke en spareøvelse. Det er meget vigtigt at understrege. Hverken økonomisk eller personalemæssigt. Derimod giver vi noget til hinanden og passer på hinanden, så vi alle sammen kan holde til arbejdet, uanset fag og alder,” siger fællestillidsmand Kim Corlin og direktør Martin Olsen.

Gentagne forstyrrelser og manglende planlægning stjæler vores tid og betyder, at vi arbejder mindre effektivt. Derfor gælder det om at skære ned på forstyrrelserne, øge planlægningen og gøre møder kortere og mere effektive. På den måde kan den enkelte ansatte nå mere på kortere tid uden at øge stress og belastning. Og bedre planlægning øger også værdien for lejerne.

Fokustid mellem 10 og 11.30

I foråret 2023 er der indført fokustid mellem 10 og 11.30 hver dag. Her passer man kerneopgaver og skal ikke forstyrres af kolleger. Det gælder for alle faggrupper.

”Det er naturligvis forskelligt, hvad kollegerne bruger fokustiden til. Jeg bruger den ofte til at komme igennem mine mails og planlægge opgaver. De fleste er blevet gode til at respektere fokustiden, og det betyder, at vi hver især får mulighed for at arbejde i fred, og dermed når vi mere,” siger Kim Corlin. Martin Olsen supplerer:

”Bedre planlægning giver også en mere rationel måde at arbejde på. Hvis familien Jensen har problemer med afløbet, er det ikke rationelt at smide alt, hvad man har i hænderne for at ordne afløbet hos familien, medmindre det er akut. I stedet får familien Jensen besked om, at vi kommer forbi i morgen.”

Så kan Kim og hans kolleger planlægge og samle opgaverne, så flere beboere kan få hjælp, når ejendomsfunktionæren alligevel er der.

Møderne er også blevet gjort mere effektive med dagsorden og kortere tid afsat til mødet.

Man kan nå mere på kortere tid

Hvordan hænger ændring af arbejdet sammen med mere frihed? Når der er færre forstyrrelser og mere planlægning, kan man nå mere på samme tid. På den måde bliver det muligt at få en lønnet dag, hvor man ikke skal møde ind på jobbet.

”Det er en ideel situation både for virksomheden og for medarbejderne. For hvis man kan nå det samme uden at øge belastningen, er det godt for de ansatte, som får mere fritid. Og for virksomheden er det vigtigt at have medarbejdere, som trives og kan holde til at blive i jobbet. Det er vigtigt, også fordi færre uddanner sig til servicefag, og det dermed bliver sværere at rekruttere de rigtige medarbejdere,” siger Martin Olsen og fortæller, at godt halvdelen af medarbejderne i boligselskabet er +50 år, og at hver tredje nyansatte er +50.

Kim Corlin ser det som at give en gave til hinanden ved, at alle deltager i dette projekt.

”Det er rigtig rart, at vi freder hinanden i fokustiden. Uanset, hvilke opgaver man udfører, er det stressende og tidsrøvende at blive forstyrret hele tiden. Så jeg fornemmer helt klart, at mine kolleger sætter pris for at kunne arbejde uforstyrret i fokustiden.”

Der var en sund skepsis i starten

Der sker aldrig forandring uden en vis sund skepsis. Det måtte Kim Corlin, der er tillidsmand for cirka 120 kolleger, også sande.

”Det er klart, at spørgsmålet melder sig, om dette blot er en spareøvelse: Effektiviserer de med 20 procent og fyrer bagefter? Der vil altid være en frygt for jobbet, så det er også en proces, hvor vi stille og roligt skal blive bedre til at forstyrre hinanden mindre og planlægge vores arbejde mere effektivt,” siger Kim Corlin.

”Nu er det min opfattelse, at mine kolleger er med på det, så jeg er meget optimistisk i forhold til efteråret, hvor de forskellige afdelinger efter ferien starter på ordningen med rådighedsfredag hver anden uge.”

Møder med ekstern underviser

Der er nedsat 2 såkaldte advisory boards. Det ene med repræsentanter fra driften og det andet med repræsentanter fra administrationen. De 2 boards skal løbende evaluere processen, og så har der været flere møder med en ekstern underviser, Pernille Gade Abildgaard, som både har hjulpet de ansatte og bestyrelsen.

Kim og Martin er enige om, at det er en rigtig god idé at have en ekstern person med i processen. Og det er en anbefaling til andre, som kunne tænke sig at starte på en lignende proces.

”Det har været godt at have Pernille med. Hun har blandt andet hjulpet med at præcisere, hvad det går ud på, og svare på mange af spørgsmålene. Det giver altså noget andet med en ekstern konsulent, end når det er udelukkende er interne folk, der forklarer og svarer på spørgsmål,” siger Kim Corlin og Martin Olsen.

De er også enige om, at den nye måde at arbejde på kommer beboerne til gode.

”Nogle beboere vil måske undre sig over, at vi ikke kommer styrtende med det samme, som vi hidtil har gjort. Men hvis vi planlægger bedre, kan vi nå mere, og det vil beboerne mærke. Det betyder også noget for ejendommens økonomi.”

Kim Corlin er fællestillidsmand i Bo Vest til Glostrup.

Fakta om Bo Vest i Glostrup

Bo Vest består af 3 boligforeninger, der tilsammen har omkring 15.500 lejemål. VA (Vridsløselille Andelsboligforening), AB (Albertslund Boligselskab) og Tranemosegård.

Kim Corlin er ejendomsmester og fællestillidsmand for cirka 120 kolleger.

Martin Olsen er direktør for HR og administration.

De er begge villige til at dele ud af deres erfaringer, hvis nogle har lyst til at høre mere.